Po czym poznać, że zeszyt przestał wystarczać
Papier trzyma się dobrze do momentu, w którym pytanie „co z moją naprawą?" przestaje mieć jedną odpowiedź. Dopóki zlecenia prowadzi jedna osoba, wszystko siedzi jej w głowie. Problem zaczyna się przy drugim człowieku, przy urlopie i przy kliencie, który dzwoni po trzech tygodniach.
Praktyczny test jest taki: ile trwa u Ciebie odpowiedź na pytanie, co dokładnie robiliście temu klientowi rok temu. Jeśli odpowiedź brzmi „muszę poszukać", to nie jest kwestia porządku, tylko braku miejsca, w którym historia sama się odkłada.
Zlecenie to nie jedna tabelka
Najczęstszy błąd przy wyborze programu to patrzenie na listę zleceń jak na arkusz kalkulacyjny. Arkusz też pokaże wiersze. Różnicę robią trzy rzeczy, których w arkuszu nie ma.
- Status, który znaczy to samo dla wszystkich — „w trakcie" musi być jedną z kilku ustalonych wartości, a nie dowolnym tekstem wpisanym przez pracownika.
- Przypisanie do konkretnej osoby, żeby dało się odpowiedzieć na pytanie, kto to teraz ma.
- Termin, po którym da się posortować listę — bo praca ustawia się według tego, co się pali, a nie według daty przyjęcia.
Kartoteka sprzętu ważniejsza niż kartoteka klienta
W serwisie klient bywa ten sam, ale urządzenie jest konkretne. Numer seryjny, model, data zakupu, poprzednie naprawy — to jest kontekst, który rozstrzyga spór o gwarancję i skraca diagnozę przy drugim przyjęciu tego samego sprzętu.
Dlatego przy wyborze programu warto sprawdzić, czy urządzenie jest osobnym bytem powiązanym z klientem, czy tylko polem tekstowym w zleceniu. To wygląda na drobiazg przy pierwszym wpisie, a decyduje o wartości bazy po dwóch latach.
Wydanie sprzętu — moment, w którym najczęściej się sypie
Naprawa bywa zrobiona dobrze, a i tak wraca reklamacja, bo nikt nie zapisał, w jakim stanie sprzęt przyszedł i co dokładnie zostało zrobione. Protokół wypełniany po fakcie, wieczorem, z pamięci, jest wart mniej niż protokół wypełniony przy kliencie.
W praktyce liczy się więc nie tyle sam formularz, co możliwość wypełnienia go na telefonie w chwili wydania: stan sprzętu, wykonane czynności, zdjęcia przed i po, podpis palcem na ekranie. Jeśli PDF powstaje od razu, sprawa jest zamknięta, zanim klient wyjdzie za drzwi.
Telefon, nie laptop
Technik w terenie nie otwiera laptopa. Jeśli program działa wygodnie tylko przy biurku, część danych i tak trafi do systemu z opóźnieniem albo nie trafi wcale — a wtedy wracasz do punktu wyjścia, tylko drożej.
Sprawdź to najprościej, jak się da: poproś o konto testowe i spróbuj przyjąć zlecenie z telefonu, stojąc. Jeśli to boli, boli też Twoich ludzi.
Czego nie potrzebujesz na start
Rozbudowane lejki sprzedażowe, punktacja leadów, automatyczne kampanie mailowe — to są funkcje z CRM-ów handlowych i w warsztacie zwykle stoją nietknięte. Sensowniej zacząć od rdzenia i dokładać moduły wtedy, gdy konkretny proces zacznie uwierać.
Dobrym znakiem jest system, który pozwala włączyć magazyn albo moduł ofertowy później, bez przenoszenia danych i bez zmiany narzędzia.