Faktura to koniec procesu, nie osobny dokument
W firmie usługowej droga jest zawsze ta sama: zapytanie, oferta, zlecenie, protokół, faktura. Jeśli program do fakturowania nie wie nic o czterech pierwszych krokach, ktoś musi przepisać do niego dane ręcznie — i to jest miejsce, w którym rodzą się literówki w kwotach.
Praktyczny test przy wyborze narzędzia: czy da się wystawić fakturę z poziomu zlecenia, z pozycjami, które już w tym zleceniu są. Jeśli odpowiedź brzmi „trzeba wpisać jeszcze raz", oszczędność czasu jest pozorna.
Numeracja i dane, które muszą się zgadzać same
Numeracja powinna lecieć automatycznie i nie dawać się przypadkiem powtórzyć. Dane nabywcy warto pobierać po numerze NIP zamiast przepisywać z maila — mniej pomyłek w nazwie spółki i adresie, a przy okazji od razu widać, czy kontrahent w ogóle istnieje w rejestrze.
Drugą rzeczą, o którą warto zapytać, jest historia zmian. Poprawiona faktura zawsze zostawia ślad w papierach; program, który po cichu nadpisuje dokument, prędzej czy później wpędzi kogoś w kłopot przy tłumaczeniu się z rozbieżności.
Dokumenty kosztowe po drugiej stronie
Faktury sprzedażowe to połowa obrazu. Druga połowa to koszty: materiał, paliwo, podwykonawcy. Dopóki leżą w mailu i w schowku w aucie, marża na zleceniu jest domysłem.
Wygodnie jest, gdy dokumenty kosztowe da się wciągnąć do systemu bez ręcznego przepisywania — na przykład pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur i podejrzeć na miejscu, bez przełączania się między aplikacjami. Wtedy przypisanie kosztu do konkretnego zlecenia zajmuje sekundy i po miesiącu widać, które roboty naprawdę zarabiają.
Twoje dane muszą dać się wyprowadzić
Pytanie, które zadaje się rzadko, a które ratuje najwięcej: w jakim formacie dostanę swoje dane, jeśli kiedyś zmienię program. Odpowiedź „trzeba napisać do nas z prośbą" jest gorsza niż brak odpowiedzi.
Eksport w czytelnym formacie, na żądanie i bez dopłat, powinien być warunkiem wstępnym. To samo dotyczy dostępu księgowej — jeśli musi prosić Cię o zrzuty ekranu, program dokłada pracy zamiast ją zdejmować.