Jak przygotować ofertę, na którą klient w ogóle odpisuje

Czas odpowiedzi wygrywa więcej niż rabat

Klient, który pyta o wycenę, pyta zwykle w kilku miejscach tego samego dnia. Oferta, która przychodzi po tygodniu, trafia do kogoś, kto zdążył już porozmawiać z dwiema firmami i wyrobić sobie zdanie.

Dlatego pierwsze pytanie przy usprawnianiu wycen nie brzmi „jak obniżyć cenę", tylko „co zabiera najwięcej czasu przy składaniu oferty". Zwykle odpowiedzią jest przepisywanie tych samych pozycji.

Zakres opisany tak, żeby dało się go porównać

Jedna kwota na dole strony zmusza klienta do zgadywania, co się w niej mieści. Rozbicie na pozycje z ilościami i jednostkami robi dwie rzeczy naraz: pozwala porównać ofertę z konkurencyjną i chroni Cię przy późniejszym sporze o zakres.

Warto też wprost wypisać, czego oferta nie obejmuje. To wygląda na osłabianie własnej propozycji, a w praktyce buduje zaufanie i oszczędza rozmowę o dopłatach w trakcie robót.

Warunki, o których się zapomina

Trzy pola, których brak najczęściej wraca później jako problem.

• Termin ważności oferty — bez niego wycena sprzed pół roku wraca do Ciebie z cenami materiałów, których już nie ma.
• Warunki płatności i zaliczka — lepiej ustalić je na etapie oferty niż przy podpisywaniu umowy.
• Przewidywany termin realizacji, choćby widełkowy. Dla części klientów to on decyduje, nie cena.

Wygląd dokumentu też jest argumentem

Oferta to często pierwszy dokument, jaki klient od Ciebie dostaje. Jeśli przychodzi jako zdjęcie kartki albo tabelka bez nagłówka, mówi o firmie coś, czego nie chcesz mówić.

Nie chodzi o grafikę, tylko o podstawy: logo, dane firmy, numer oferty, data, czytelna tabela pozycji i podsumowanie. Gotowy szablon załatwia to raz na zawsze i przy okazji sprawia, że wszystkie Twoje oferty wyglądają tak samo.

Jak wystawiać je szybciej

Większość wycen w danej firmie jest wariantem poprzedniej. Dlatego największą oszczędność daje nie szybsze pisanie, tylko dwie rzeczy: katalog pozycji z cenami oraz możliwość zduplikowania starej oferty i podmienienia w niej kilku liczb.

Jeśli do tego z zaakceptowanej oferty da się od razu zrobić zlecenie i umowę, znika cały etap przepisywania tego samego po raz trzeci — a to zwykle najbardziej irytujący fragment całego procesu.