To nie ma być biuro zmniejszone do telefonu
Pierwszy odruch przy robieniu aplikacji mobilnej to przeniesienie całego systemu na mały ekran. To najszybsza droga do tego, żeby nikt z niej nie korzystał: człowiek w terenie potrzebuje pięciu rzeczy, a dostaje pięćdziesiąt.
Dobrze zaprojektowany widok mobilny pokazuje wyłącznie to, co jest potrzebne na miejscu: co jest do zrobienia, u kogo, do kiedy i co trzeba wypełnić na koniec. Reszta zostaje w przeglądarce.
Zasięg bywa gorszy, niż zakłada projektant
Piwnica, hala, dom w budowie za miastem — w tych miejscach telefon regularnie traci sieć. Aplikacja, która w takim momencie gubi wpisany protokół, zostaje wyłączona raz na zawsze.
Dlatego warto pytać wprost, co się dzieje przy braku zasięgu: czy formularz da się wypełnić i wysłać później, i czy zdjęcia poczekają w kolejce. To pytanie odsiewa połowę rozwiązań na rynku.
Zdjęcia i podpis robią się na miejscu, nie wieczorem
Protokół wypełniany po fakcie, z pamięci, jest wart mniej niż protokół wypełniony przy kliencie. To samo dotyczy zdjęć: stan przed i po ma sens tylko wtedy, gdy powstaje w momencie, w którym ten stan jeszcze istnieje.
Podpis palcem na ekranie i PDF gotowy od razu zamykają sprawę, zanim człowiek wyjdzie za drzwi. Mniej telefonów później, mniej sporów o to, w jakim stanie coś przyszło.
Pracownik nie musi widzieć wszystkiego
Technik potrzebuje zakresu prac, adresu i terminu. Nie potrzebuje marży, cen zakupu ani danych innych klientów. Rozdzielenie tego nie jest brakiem zaufania, tylko zwykłą higieną — telefon ginie i wpada w cudze ręce częściej niż komputer w biurze.
Przy wyborze narzędzia warto sprawdzić, czy uprawnienia da się ustawić per rola, a nie tylko „administrator albo wszystko". To bywa granica między systemem, który da się wdrożyć w ekipie, a takim, który zostaje w biurze.